Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei notai (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.Le competenze del funzionario incaricato in materia di autentica di firma sono limitate da precise norme di riferimento e nei casi espressamente previsti dalla legge; il funzionario non può intervenire in maniera generalizzata.
Quando si può autenticare la firma.
L'autenticazione di firma può essere effettuata, ai sensi del D.P.R. 445/2000 e da ulteriori norme speciali, per:
- dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà inerenti fatti, stati, qualità dei quali il richiedente è a diretta conoscenza o istanze rivolte a soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione o gestori di pubblici servizi ;
- domande a soggetti pubblici al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici (deleghe per la riscossione della pensione o dei ratei di pensione maturati e non riscossi);
- passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli), ai sensi dell'art. 7 della Legge 248/2006 ;
- nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale (ai sensi dell'art. 39 del Codice di procedura penale);
- consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (ai sensi dell'art. 31 della Legge 184/1983);
- le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di votazione, ai sensi del D.P.R. n. 169 dell'8/7/2005);
- autenticazione degli atti previsti dall’art. 14 della Legge 21.03.1990 n. 53 e successive modificazioni ed integrazione (Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale);
- sottoscrizione apposte in calce alla manifestazione di volontà alla cremazione effettuata dai congiunti del defunto in mancanza di disposizione testamentaria (Art. 79 DPR n. 285/1990)
- autentica delle sottoscrizioni di quietanze liberatorie (art. 8,comma 3 bis L. 386/90, legge 106 del 12 luglio 2011).
Quando non si può autenticare la firma.
NON possono essere autenticate, in quanto non ricadono nelle previsioni di legge, le sottoscrizioni relative a: dichiarazioni di volontà e di impegno. Non si possono quindi autenticare le sottoscrizioni relative a procure, deleghe (che non siano relative a pensioni), dchiarazioni di impegno, diffide ad adempiere, testamenti, sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari, autorizzazioni, compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati),accettazioni, rinunce dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco ed in generale tutto ciò che non ricade nella definizione di istanza o dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà.
In questi casi è necessario rivolgersi ad un notaio
Con la sentenza n. 19966 del 30 agosto 2013, la sez. III della Corte di Cassazione ha definito i limiti della competenza del funzionario , dato
che “il potere di autenticazione del dipendente addetto dell’ufficio comunale non è generalizzato, ma è di volta in volta individuato dal legislatore”. La sentenza stabilisce che l’atto la cui sottoscrizione è stata autenticata da un funzionario non competente è nullo, per cui, di conseguenza, sono nulli tutti gli atti successivi basati su di esso. Questo errore all’origine ha chiaramente comportato un danno al dichiarante, danno del quale certamente è corresponsabile ma del quale potrebbe essere chiamato a rispondere anche il funzionario che ha compiuto un atto illegittimo, per il quale avrebbe dovuto opporre un rifiuto per incompetenza.
- Non si possono autenticare firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. La lingua ufficiale della Repubblica Italiana (ai sensi dell'art. 1 della Legge 482/1999) è l'italiano; pertanto all'eventuale documento presentato in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione
Si ricorda che se le dichiarazioni o le istanze sono rivolte a Pubblica Amministrazione o ai gestori di servizi pubblici non è necessaria l'autentica di firma. In questo caso è possibile firmare direttamente davanti all'impiegato addetto a ricevere la documentazione oppure inviarla via fax o posta, allegando la fotocopia, non autenticata, di un documento di identità valido.
L’autocertificazione inoltre,
è estesa anche ai privati (ad esempio banche e assicurazioni)
che devono accettarla
(Decreto Legge n. 76/2020, convertito con Legge n. 120/2020 (noto come Decreto Semplificazioni).
Cosa si deve fare
E' necessaria la presenza della persona interessata, in grado di intendere e volere ed in possesso di documento di riconoscimento, in corso di validità.
Per i minorenni la firma deve essere apposta da chi esercita la patria potestà o dal tutore.
Per gli interdetti la firma è apposta dal tutore, previa verifica del decreto di nomina.
Se si firma in nome e per conto della propria azienda occorre presentare la visura camerale dove è specificato che si è rappresentanti legali.
Per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne prende atto, previo accertamento dell'identità e della volontà a sottoscrivere del dichiarante, apponendo la dicitura "non in grado di firmare".
L’autentica di firma può essere richiesta anche da Cittadini non residenti.
Servizio a domicilio
Per i cittadini che per gravi motivi sono impossibilitati a presentarsi personalmente allo sportello, ma sono capaci di intendere e volere, l'ufficio Anagrafe può inviare un incaricato a domicilio, su appuntamento, presso l'abitazione o le case di riposo situate all'interno del territorio comunale di competenza.
Atti e documenti da presentare all'estero
Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del Pubblico Ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata” dal competente ufficio della Prefettura di CUNEO.
Consultare l'orario d'ufficio per il relativo rilascio
D.P.R. 28/12/2000 n. 445 "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa"
- D.P.R. 26/10/1972 n. 642
- Legge 4/5/1983 n. 184
- Legge n. 248/2006, art. 7
- D.P.R. 8/7/2005 n. 169
- Legge 15/12/1999 n. 482
- Decreto Legge n. 76/2020, convertito con Legge n. 120/2020 (noto come Decreto Semplificazioni).